SMS永續管理系統
Sustainability Management System

以GRI國際框架為報告基礎,提供資料盤點、協作編輯、進度管理、匯出報告等功能
搭配Ai文稿生成與全球CSR報告的全文搜尋功能,輔助企業更有效率的完成企業社會責任報告

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SMS永續管理系統 - 首頁
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特色功能

還在用Excel管理指標嗎?是時候以系統化的方式來管理企業社會責任的資料數據

協作編輯

所有使用者在雲端系統上,共同編輯各項指標文稿,解決版本不一致的問題;採用關聯架構,相同的管理方針(MA)可直接連結多個指標,節省重複撰寫的時間成本。

管理進度

系統自動追蹤各指標的最新狀態,包括尚未編輯、正在編輯、完成指標、完成審核等,負責窗口不用再耗時逐一確認指標進度。搭配關鍵字搜尋、條件篩選、匯出進度報表等功能,提升管理報告的效率。

設定權限

妥善管理每個部門負責的指標,各使用者只可以檢視或編輯被分配的指標,明確劃分指標的權限與獨立性。企業可以自由建立權限群組,或是直接沿用既有群組的權限設定。

管理主題

系統內建GRI Standards報告框架,兩步驟快速建立GRI報告。使用者可以新增、修改、刪除主題與指標,使資料盤點與撰寫文稿的過程中,更符合內部需求。

檔案中心

各指標的附件檔案可以被妥善分類,儲存於中央資料庫中,確保資料的完整性與安全性。避免過度集中於單一窗口的電腦,一旦人員異動或未完整交接時,造成的資料遺失問題。

匯出報告

協同編輯的指標內容,可以透過匯出報告的功能,產出對應的Word檔案;同時,內建標題格式可以直接使用目錄功能,負責窗口可以更有彈性的編輯企業社會責任報告。

人工智慧

Sustaihub永訊智庫使用Ai技術於自然語言處理,優化管理系統與搜尋引擎

優化搜尋引擎

從大量PDF格式的企業社會責任報告中,解析出所有文字內容,進行關鍵字提取與辨識新詞彙,匯入搜尋引擎的詞彙庫,提升搜尋的精準度

分析重大議題

針對每一本企業社會責任報告進行關鍵字統計,統整出關注的經濟、環境與社會議題,建立標籤與相對應的頁數位置,完整勾勒出企業的永續發展輪廓

生成報告底稿

使用Google最新的自然語言處理預訓練技術BERT,將所有企業社會責任報告的內文作為訓練素材,並採用NLG建構文本生成演算法。使用者輸入關鍵字即可生成相關文稿,由AI協助撰寫報告底稿

每年編製企業社會責任報告,耗費大量人力成本與時間
在蒐集資料與撰寫文稿等繁瑣的作業
企業應該專注在如何提升永續影響力
重複性的作業流程就交給SMS永續管理系統來協助處理
導入流程

在編製報告的作業流程中,SMS永續管理系統的導入方式與服務項目

導入流程示意圖
1. 初次導入階段

提供完整的企業社會責任與管理系統教育訓練,讓參與者了解永續發展的重要性,並熟悉管理系統的功能及操作方式。

對於已經編製過CSR報告的企業,則會協助進行歷史資料的匯入作業,依照對應指標進行分類彙整,減輕CSR負責窗口的作業負擔。

在各部門第一次使用管理系統時,即可檢視過去的資料,更有效率的完成編製報告。

2. 盤點資料階段

由系統直接建立預設的GRI Standards指標,使用者可以自行新增或修改主題與指標內容。

在重大性分析的部分,可以協助使用線上問卷工具進行調查。根據分析結果調整需要揭露的重大主題。

每個指標皆可以協同編輯、上傳附件檔案、建立管理方針、製作數據表單等,將資料盤點過程完整數位化管理。

3. 編製報告階段

跟傳統作法不一樣,我們不鼓勵企業直接出版一本近百頁的報告,而是分拆成兩種報告!

第一種報告是精簡版的企業社會責任報告,頁數約20~50頁,內容以當年度的永續發展亮點為主,以經過設計排版的形式出版。

第二種報告是GRI報告,由系統直接匯出,清楚條列出各項指標所揭露的資訊,以白皮書的形式出版。

4. 策略規劃階段

編製企業社會責任報告只是自我體檢的過程,重點在於了解企業在經濟、社會及環境的衝擊影響與優劣勢。

對於永續發展的亮點專案,可以協助參加各項獎項評比,包括TCSA企業永續獎、天下企業公民獎或遠見企業社會責任獎等,爭取外部的肯定。

針對不足之處,則可以透過搜尋引擎找到產業標竿案例,搭配數據分析與顧問諮詢,擬定未來改善方案,協助企業落實永續發展。

報告趨勢

冗長的企業社會責任報告已經過時,簡明扼要且透明揭露的報告才是新趨勢

CSR報告新趨勢 - 數位化

對於社會大眾或其他利害關係人而言,目前傳統的企業社會責任報告,其報告頁數皆近百頁,鮮少人願意花時間閱讀。

造成報告內容龐雜的原因之一,在於GRI指標要求必須揭露經營理念、政策方針、管理流程、組織架構等資訊。然而,這些資料內容是不會常態性的變動,但是卻需要重複性的揭露,導致每年的報告有將近一半的內容是跟前一年相同的。

此外,GRI指標內容混合在報告之中,導致難以搜尋或分析特定的指標內容,來確認企業是否透明揭露相關資料。

因此,我們鼓勵將企業社會責任報告分拆兩種報告:

  • GRI指標報告
  • 將常態性的資料內容,統一放在GRI指標報告來揭露,除了可以簡化重複的內容,也讓各部門在每年盤點資料的過程中,更有效率的完成資料更新,並搭配管理系統直接產出GRI指標報告。
  • 精簡版企業社會責任報告
  • 以當年度的永續發展亮點專案為主,頁數精簡至20~50頁,搭配高品質的設計排版,提升社會大眾閱讀企業社會責任報告的意願。
30%
節省編製成本
50%
縮短作業時間
50%
提升管理效率

將常態性重複揭露的資料內容轉移到GRI指標報告,可以大幅減少企業社會責任報告的頁數,精簡頁數不只可以減少美編成本、提升整體的設計品質,也能降低人工校對的作業時間。

在管理系統中,可以直接複製前一年的GRI指標內容,只需要針對特定的指標進行數據更新即可。無需再耗費大量的人力時間,重新盤點與蒐集相關資料,有助於降低整體作業時間。

以結構化方式儲存與分類所有企業社會責任相關資料,可以用關鍵字搜尋或條件式設定找到過去的檔案。此外,以GRI指標為基礎,可由系統自動對照至其他國際框架,例如SDGs永續發展目標等。

前瞻企業

尋找前瞻的永續發展企業,共同發展數位轉型

申請試用

目前台灣企業仍多以Word或Excel等傳統方式,管理永續發展資料。鮮少使用數位化的管理工具,導致耗費許多人力成本,在資料蒐集與編製內容等重複性的作業。

Sustaihub永訊智庫開發出台灣本土的SMS永續管理系統,提供管理永續發展資料的解決方案,並期望找到願意投入數位化管理的前瞻企業。

預計找三家前瞻企業一起合作,除了免費使用SMS永續管理系統,更可以依照企業需求來調整功能,優先體驗最新開發的功能服務。

Sustaihub永訊智庫將發揮新創公司最大的優勢 - 速度與彈性,依照使用者回饋來敏捷開發系統功能,讓SMS永續管理系統更符合台灣企業的需求。