多數企業會用Excel整理GRI指標,其中也包含公司自定義的各式指標,為了讓企業快速熟悉「SMS永續管理系統」,使用者依照系統指定的格式,可直接上傳CSV檔案至系統,即可將公司既有的所有指標和內容匯入至系統。
企業每年除了盤點GRI指標,也需要耗費大量時間來蒐集DJSI、CDP、MSCI等國際問卷的指標,但各指標之間有許多是相關且重複的,如何避免重複性的蒐集資料,減少作業時間和各部門負擔,是許多企業的痛點之一。
在「SMS永續管理系統」可以用標籤(Tag)的方式,建立各指標的關聯性。一次性蒐集所有報告框架的指標,隨時篩選出各報告框架的對應指標,減少重複性的資料搜集時間。
為了讓永續資料更容易搜尋,「SMS永續管理系統」參考Google搜尋語法,提供精準搜尋(”永續發展”)、排除字搜尋(-排除字)、包含任何字詞(OR)等功能;同時,在篩選條件的部分,也從原先的單選改為可多選報告年份、產業類別、公司名稱等,更精準的搜尋CSR企業社會責任相關資料
永續發展相關的知識有如大海一般,蘊含著相當大量的資訊,如何有效管理資料是CSR從業人員必須掌握的技巧。「SMS永續管理系統」提供知識管理功能,使用者可以直接蒐藏關注的報告或頁面,並且搭配標籤的功能,自行定義資訊的關鍵字,可以更快速的找到標竿案例或創意靈感。
永續發展是由經濟、社會及環境為三大面向組成,各面向涵蓋的議題相當廣泛,包含公司治理、供應鏈管理、勞工權益、職場安全、再生能源、生物多樣性等,如何從眾多議題中,鑑別出哪些對公司及整體環境的影響衝擊最大,為重大性分析的核心概念。
「SMS永續管理系統」依照GRI Standards指引,提供符合國際標準之重大性分析問卷功能,讓企業可以快速產出重大性分析問卷,進行內、外部利害關係人的議題調查,並在系統中即時檢視重大性分析矩陣,鑑別出對公司具有重大性的議題列表。
台灣企業在全球產業鏈中扮演著重要的角色,營運據點及工廠遍及各國家,而每年蒐集指標資料時,經常需要請各據點、工廠或供應商等單位提供資料,如何有效的全面蒐集內外部的數據資料,是資料蒐集的一大挑戰。
「SMS永續管理系統」可以建立資料問卷,依照發送對象的Email自動產出專屬的問卷連結,讓外部單位在期限內可以回覆、修改、更新資料內容。所有回覆的資料內容自動統整於系統的對應指標,讓CSR負責單位可以輕鬆蒐集與管理外部資料。
為了讓公司管理階層可以快速掌握目標達成率、資料盤點進度、歷年數據變化等,「SMS永續管理系統」採用AWS QuickSight商業智慧服務,企業可以自行建立商業儀表板,設定各式視覺圖表功能。運用數位科技的力量,完整掌握企業永續發展之現況,評估潛在的風險及機會,做出更永續的商業決策。
傳統的PDF格式難以滿足各利害關係人對CSR資訊的需求,從台灣最具有指標性的永續評比 - TCSA台灣企業永續獎即可觀察到,有35%的分數會評估企業是否應用網路或多元媒體,揭露企業社會責任的相關績效數據。
為了協助更多企業符合數位趨勢,在「SMS永續管理系統」可以直接發布公開的網頁報告,提供互動式圖表、表單、圖片、影音等多媒體內容,協助企業符合獎項之評比標準。
從大量PDF格式的企業社會責任報告中,解析出所有文字內容,進行關鍵字提取與辨識新詞彙,匯入搜尋引擎的詞彙庫,提升搜尋的精準度
針對每一本企業社會責任報告進行關鍵字統計,統整出關注的經濟、環境與社會議題,建立標籤與相對應的頁數位置,完整勾勒出企業的永續發展輪廓
使用Google最新的自然語言處理預訓練技術BERT,將所有企業社會責任報告的內文作為訓練素材,並採用NLG建構文本生成演算法。使用者輸入關鍵字即可生成相關文稿,由AI協助撰寫報告底稿
提供完整的企業社會責任與管理系統教育訓練,讓參與者了解永續發展的重要性,並熟悉管理系統的功能及操作方式。
對於已經編製過CSR報告的企業,則會協助進行歷史資料的匯入作業,依照對應指標進行分類彙整,減輕CSR負責窗口的作業負擔。
在各部門第一次使用管理系統時,即可檢視過去的資料,更有效率的完成編製報告。
由系統直接建立預設的GRI Standards指標,使用者可以自行新增或修改主題與指標內容。
在重大性分析的部分,可以協助使用線上問卷工具進行調查。根據分析結果調整需要揭露的重大主題。
每個指標皆可以協同編輯、上傳附件檔案、建立管理方針、製作數據表單等,將資料盤點過程完整數位化管理。
跟傳統作法不一樣,我們不鼓勵企業直接出版一本近百頁的報告,而是分拆成兩種報告!
第一種報告是精簡版的企業社會責任報告,頁數約20~50頁,內容以當年度的永續發展亮點為主,以經過設計排版的形式出版。
第二種報告是GRI報告,由系統直接匯出,清楚條列出各項指標所揭露的資訊,以白皮書的形式出版。
編製企業社會責任報告只是自我體檢的過程,重點在於了解企業在經濟、社會及環境的衝擊影響與優劣勢。
對於永續發展的亮點專案,可以協助參加各項獎項評比,包括TCSA企業永續獎、天下企業公民獎或遠見企業社會責任獎等,爭取外部的肯定。
針對不足之處,則可以透過搜尋引擎找到產業標竿案例,搭配數據分析與顧問諮詢,擬定未來改善方案,協助企業落實永續發展。
對於社會大眾或其他利害關係人而言,目前傳統的企業社會責任報告,其報告頁數皆近百頁,鮮少人願意花時間閱讀。
造成報告內容龐雜的原因之一,在於GRI指標要求必須揭露經營理念、政策方針、管理流程、組織架構等資訊。然而,這些資料內容是不會常態性的變動,但是卻需要重複性的揭露,導致每年的報告有將近一半的內容是跟前一年相同的。
此外,GRI指標內容混合在報告之中,導致難以搜尋或分析特定的指標內容,來確認企業是否透明揭露相關資料。
因此,我們鼓勵將企業社會責任報告分拆兩種報告:
將常態性重複揭露的資料內容轉移到GRI指標報告,可以大幅減少企業社會責任報告的頁數,精簡頁數不只可以減少美編成本、提升整體的設計品質,也能降低人工校對的作業時間。
在管理系統中,可以直接複製前一年的GRI指標內容,只需要針對特定的指標進行數據更新即可。無需再耗費大量的人力時間,重新盤點與蒐集相關資料,有助於降低整體作業時間。
以結構化方式儲存與分類所有企業社會責任相關資料,可以用關鍵字搜尋或條件式設定找到過去的檔案。此外,以GRI指標為基礎,可由系統自動對照至其他國際框架,例如SDGs永續發展目標等。
目前台灣企業仍多以Word或Excel等傳統方式,管理永續發展資料。鮮少使用數位化的管理工具,導致耗費許多人力成本,在資料蒐集與編製內容等重複性的作業。
Sustaihub永訊智庫開發出台灣本土的SMS永續管理系統,提供管理永續發展資料的解決方案,協助企業進行CSR數位轉型。