现在是1月，相信许多可持续发展工作伙伴正陷入2025年数据盘点的深水区。你的邮箱里，是否还有 50 封来自人力资源、环安、厂务、采购的未读邮件，标题写着："RE: 请提供 Q4 数据"？如果你现在正面临一样的状况，那么这篇文章能为你提供解决方案。

随着 2026年 IFRS 可持续披露准则正式进入试编期，许多企业存在一个巨大的误解：IFRS是会计准则，那是财务部跟会计部门的事吧？事实上，当财务部门接手的那一刻，"数据收集"的压力锅，才正要回甩到负责可持续发展报告书的你身上。

当年报与可持续发展必须同步，你的流程经得起考验吗？

过去，可持续发展报告书通常在6月定稿、8月发布；而年报早在3月底出炉。这中间几个月的时间差，是可持续发展从业人员宝贵的缓冲期。但在IFRS架构下，未来的终极目标是"可持续发展信息与财务报告同步披露"。

试想一下，你原本有6个月可以慢慢向各部门"催收"、整理 Excel、来回确认数据；现在，这个周期被压缩到必须在第一季度内完成大半。这不只是速度的问题，这关乎内部沟通与数据收集的精准度。如何在短时间内让所有部门同事提交资料，定期发邮件还是电话催缴？到这里还没讨论数据质量与版本管控，属实不易。

文档的极限，就是你加班的极限

我们深知一线可持续发展工作者的痛苦。在这个盘点高峰季节，你的时间往往不是花在制定可持续发展战略，而是消耗在繁杂的文书搬运上：

版本控制的"黑洞"：你把文件发给10个部门，收回10个不同文件名的文件。你需要手动复制粘贴到汇总表。如果不小心粘错栏位？或者某个部门又发了"更新版"而你漏看了？数据错误就此产生。其中纳入错误版本资料，未更新到最新数据，将会是场灾难。

资料汇整的"断层"：人力资源算人头、厂务算度数、总务算废弃物。大家的单位都不一样（公斤、公吨、立方米混用）。你在 Excel 里设了无数个公式来换算，但只要前端填错一个单位，后端的碳排计算全错。同样都是员工福利资料收集，有大陆工厂、越南工厂、北美工厂、台湾办公室，需要多少时间整理？

佐证资料的"消失"：数据填了，但水电单据的照片呢？可能散落在微信群组、邮件附件或是某个共享文件夹深处。等到鉴证要用时，根本找不到。工会活动年度结案，哪些照片属于哪场活动？风险评估与分析，流程图、政策文件、执行进度等相关文件如何管理？

在2026年，靠人工+Office文档处理海量且需鉴证的数据，就像是用算盘在跑AI运算——不是做不到，而是风险太高，且效率极低。

面对IFRS的压力与第一季度的时程紧缩，"数字化"不再是选项，而是唯一的出路。

效率升级：第一季度完工的秘密武器

系统能设定自动化排程，时间一到自动发送通知给各部门负责人填写。你不需要再当"催收人"，系统仪表盘让你一眼看穿谁还没交卷。将原本需要6个月的资料收集期，大幅缩短至数周。

管理优化：海量数据的"防呆"机制

系统内建标准化的资料字段与填写方式。各部门只能在规范的框架下填写，并强制数据收集条件，设定必填或选填，更可以设定资料提交时间与审查流程。这直接在源头就把流程安排好，避免后续无止尽的来回修正，一切自动化。

合规防守：合规与编辑轨迹

单一平台达到合规且内审内控，是系统最核心的价值。谁在几月几号几点几分修改了哪个数字？系统记得一清二楚。当审计来临时，系统打开，这就是你最坚强的护身符。

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