現在是1月，相信許多永續工作夥伴正陷入2025年數據盤點的深水區。你的信箱裡，是否還有 50 封來自人資、環安、廠務、採購的未讀郵件，標題寫著：「RE: 請提供 Q4 數據」？如果你現在正面臨一樣的狀況，那麼這篇文章能提供你解方。
隨著 2026年IFRS永續揭露準則正式進入試編期，許多企業存在一個巨大的誤解：IFRS是會計準則，那是財務部跟會計部門的事吧？事實上，當財務部門接手的那一刻，「數據蒐集」的壓力鍋，才正要回甩到負責永續報告書的你身上。
當年報與永續必須同步，你的流程經得起考驗嗎？
過去，永續報告書通常在6月定稿、8月發布；而年報早在3月底出爐。這中間幾個月的時間差，是永續從業人員寶貴的緩衝期。但在IFRS架構下，未來的終極目標是「永續資訊與財務報告同步揭露」。
試想一下，你原本有6個月可以慢慢向各部門「討債」、整理 Excel、來回確認數據；現在，這個週期被壓縮到必須在第一季內完成大半。這不只是速度的問題，這是關乎內部溝通與蒐精準度。如何在短時間內讓所有部門同事提交資料，定期發email還是電話催繳？到這裡還沒討論數據品質與版本掌握，屬實不易。
檔案的極限，就是你加班的極限
我們深知第一線永續工作者的痛苦。在這個盤點高峰季節，你的時間往往不是花在擬定永續策略，而是消耗在繁雜的文書搬運上：
版本控制的「黑洞」： 你寄出檔案給10個部門，收回10個不同檔名的檔案。你需要手動複製貼上到總表。如果不小心貼錯欄位？或者某個部門又寄了「更新版」而你漏看了？數據錯誤就此產生。其中納入錯誤版本資料，未更新到最新數據，將會是場災難。
資料彙整的「斷層」： 人資算人頭、廠務算度數、總務算廢棄物。大家的單位都不一樣（公斤、公噸、立方米混用）。你在 Excel 裡設了無數個公式來換算，但只要前端填錯一個單位，後端的碳排計算全錯。同樣都是員工福利資蒐，有大陸廠、越南廠、北美場、台灣辦公室，需要多少時間整理？
佐證資料的「消失」： 數據填了，但水電單據的照片呢？可能散落在 LINE 群組、Email 附件或是某個共用資料夾深處。等到確信要用時，根本找不到。福委活動年度結案，哪些照片屬於哪場活動？風險評估與分析，流程圖、政策文件、執行進度等相關文件如何管理？
在2026年，靠人工+Offcie文書處理海量且需確信的數據，就像是用算盤在跑AI運算不是做不到，而是風險太高，且效率極低。
面對IFRS的壓力與第一季的時程緊縮，「數位化」不再是選項，而是唯一的出路
效率升級：第一季完工的秘密武器
系統能設定自動化排程，時間一到自動發信通知各部門負責人填寫。你不需要再當「討債人」，系統儀表板讓你一眼看穿誰還沒交卷。將原本需要6個月的資料蒐集期，大幅縮短至數週。
管理優化：海量數據的「防呆」機制
系統內建標準化的資料欄位與填答方式。各部門只能在規範的框架下填寫，並強制資蒐條件，設定必要或選填，更可以設定資蒐交卷時間與審查流程。這直接在源頭就把流程安排好，避免後續無止盡的來回修正，一切自動化。
合規防守：合規與編輯軌跡
單一平台達到合規且內稽內控，是系統最核心的價值。誰在幾月幾號幾點幾分修改了哪個數字？系統記得一清二楚。當稽查來臨時，系統打開，這就是你最堅強的護身符。
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