碳盤查單據怎麼整理？從一張油單看活動數據與佐證上傳

永訊智庫重點整理

• 活動數據的來源分兩類：以儀器量測的紀錄（如電表、流量計），以及採購憑證或單據（如天然氣公司帳單）；電費單、加油對帳單是常見的單據來源。
• 兼辦盤查的人常卡在四處：看不懂單據、抄錯數字、不知道填在哪個排放源、查證時找不到單據；前三項影響數字與歸類是否正確，第四項影響查證時追不追得回來源。
• 列管事業依《溫室氣體排放量盤查登錄及查驗管理辦法》第14條，盤查、登錄及查驗相關資料應保存六年；自願盤查者依採用標準、查證機構與客戶要求為準。
• 用 AI 整理單據後，承辦人的工作從讀、抄、找變成核對與決定：AI 擷取數量與期間、列出候選排放源並附理由，逐筆核對、盤查範圍判斷與結果責任仍由人負責。
• 永訊智庫示範：一份加油對帳 PDF 經 AI Studio（AI單據助手）解析為2筆活動數據，承辦人逐筆核對、選定排放源後匯入，之後可接續送出審核。

Ivy的兼差：一張油單卡了三次

Ivy是一家中型服務業公司的總務，平常管採購、庶務和車輛。今年主管多交代一件事：「碳盤查也一起負責，把去年的單據整理進清冊，下個月顧問要來看。」碳盤查不是Ivy的本業，只能擠在其他工作中間做。

隔天，Ivy桌上多了一疊單據：電費單、加油站對帳單、天然氣繳費單、冷媒填充紀錄。這些都要整理成盤查清冊裡的活動數據，也就是「用了多少電、多少油」。環境部《溫室氣體排放量盤查作業指引》113年版（2024年版）把來源分成兩類：儀器量測的紀錄（如電表），以及採購單據（如帳單）。

第一張打開的是6月份加油對帳明細，Ivy就卡住了三次。

第一次卡在看不懂。 對帳單上有金額、單價、累計里程、加油量，欄位名稱和電費單完全不同。同一頁還同時列了汽油和柴油。

第二次卡在抄錯。 柴油那一列是1,174.77公升。Ivy第一次輸入時漏了小數點，第二次才發現期間要填6月1日到6月30日，不是加油那天。

第三次卡在不知道填哪裡。 公司有公務車，也有一台緊急發電機，兩者都用柴油。顧問還提過，公司的盤查範圍包含「燃料上游排放」（油品在開採、煉製、運送過程中的排放），同一筆柴油要在另一個項目再填一次。

這三次卡關，加上後面會遇到的第四個問題，也是兼辦盤查的人常遇到的狀況：

前三點整理自永訊智庫協助企業與機關盤查時的實務觀察，第四點為本文補充，都沒有附量化統計。排放項目怎麼劃分，可參考範疇一二三與 ISO 14064-1 類別的對照。

第四次卡關：「這個數字，是哪一張單據？」

一個月後，顧問看清冊時沒有先看總排放量，而是隨手指了一格：「柴油1,174.77公升，是哪一張單據？」Ivy打開共用資料夾，翻了十分鐘才找到那張掃描檔，檔名是「掃描0712.pdf」。

這不是顧問刁難。查證時要能從數字追回單據，法規也要求保存：

顧問的建議只有一句：先讓每一筆數字都追得回單據，再談怎麼做得快。

Ivy用 AI 重做那張油單

隔年，公司導入了 DCarbon 雲偵碳。Ivy拿去年那張6月份加油對帳明細，用 AI Studio（AI單據助手）重做一次。以下畫面取自永訊智庫的示範專案，帳號與數據來源名稱已模糊處理。

先看66秒產品示範：以電費單與用量 Excel 走一遍「上傳單據、確認排放源、建立活動數據」（示範資料）。Ivy的油單流程相同，影片後逐步說明。

上傳。 在盤查專案的排放源鑑別頁點「單據整理AI助手」（介面上的按鈕名稱），把 PDF 拖進去。支援 PDF、Excel 與圖片，一次最多5個檔案、每個10MB。這次示範中，AI 讀完這份 PDF 約30秒，實際時間會隨單據而不同。上傳也可以用手機完成：在加油站拿到的紙本單據，當場用手機拍照上傳就行，不必等回到辦公室再掃描。

核對。 AI 從這份 PDF 拆出2筆數據：汽油129.31公升、柴油1,174.77公升，期間都已填好2024-06-01至2024-06-30。Ivy要做的，是拿原始單據逐欄對一遍，數字不對就直接改。

選填在哪裡。 柴油這一筆，AI 列出三個可能的項目，每項都寫了理由。第一項是「1.2公務車 → 燃料油-柴油」，理由是「柴油品名直接對應到柴油燃料，且排放源支持柴油相關單位，為最直接匹配」；第二項是緊急發電機；第三項是「4.1其他能資源上游」，也就是顧問說的上游排放。

這張是公務車的油單，Ivy勾第一項和第三項，緊急發電機不勾。決定權在Ivy手上；AI 附上理由，是讓不熟盤查的人也看得出推薦對不對。

匯入。 按下確認後，畫面顯示「已綁定2/2」，2筆活動數據一次寫進對應的項目。回到盤查專案，「1.2公務車／燃料油-柴油」底下就是原數量1,174.7700、2024-06-01至2024-06-30、單位公升。

上傳的單據會依場域留在助手的文件清單裡，並標示已處理或未處理。之後資料照常送出審核，AI 沒有改變原本的審核流程。

第二季，公司要清點冷氣、飲水機和滅火器這些設備。以往Ivy得拿著紙筆到各樓層抄設備銘牌，回辦公室再一筆一筆輸入。這次Ivy在現場用手機拍下銘牌與保養紀錄，直接上傳給 AI 辨識，回到座位只要核對結果、確認對應的排放源。跑現場的時間沒有省掉，但「抄下來、再打一次」這一段不用重複做了。

用了 AI 之後，Ivy的工作少了什麼、還剩什麼

對照第一年，四個卡關點的變化如下。這是依示範操作整理的對照，不是工時實測：

換句話說，Ivy的工作從「讀、抄、找」變成「核對、決定」，而且不必綁在辦公桌前。對兼辦的人來說，閱讀與抄寫交給 AI，自己的時間留給確認數字和做判斷。

不過有三件事，用了 AI 之後Ivy還是要自己做：

1. 逐筆核對。 AI 的結果是草稿，數量、單位、期間要拿單據對過才匯入。
2. 決定填在哪裡。 上游排放要不要算、哪台車屬於公司，看的是公司自己的盤查範圍，不是 AI 說了算。
3. 對結果負責。 盤查結果由公司負責，查證機構就查證意見負責。

導入前，主管問Ivy：「正確率多少？能省多少時間？」本文的示範沒有做正確率評估，也沒有工時實測，所以不提供數字。比較實際的作法是：拿公司自己三個月的單據試做，記下「AI 解析後還要人工修改幾筆」，以及「每筆數據能不能找回單據」，用這兩個數字判斷值不值得導入。抄寫的時間可望減少，但核對的時間不會是零。

還沒用系統？先做這五件事

不論有沒有用系統，下面五件事都能讓明年的盤查少卡一點。這是本文整理的實務建議，不是法規要求。

1. 單據編號。 清冊多開一欄「佐證編號」，掃描檔用同一組編號命名，例如「場域_項目_期間_流水號」，不要再出現「掃描0712.pdf」。
2. 先切期間。 盤查年度是1月1日至12月31日，跨年度的電費單先標出屬於今年的區間。
3. 單位統一。 全公司用同一種單位記錄（例如一律用公升），換算只在一個地方做。
4. 記下正本在哪。 蒐集時就記下這張單據的正本在哪個部門。
5. 每季對一次。 每季把已收單據對一遍，缺哪個月的電費單、哪一台車的油單，當季就能補。

第二年，Ivy怎麼回答顧問

第二年查證時，顧問又抽了一筆柴油數據。這次Ivy打開助手的文件清單，找到那張加油對帳明細，再對照專案裡的數量、期間與綁定的兩個項目，當場就說得清楚。

評估任何 AI 碳盤查工具，兼辦的人可以先問一個問題：「來源找得到嗎？」隨機抽一筆數據，看能不能找回原始單據、改過的數字有沒有寫理由、同一筆數據填在哪些項目能不能一次列出來。這三點做得到，查證時就不必再翻資料夾。

另外三個問題（準則對得上嗎、責任說得清嗎、結果審得過嗎）的完整說明，見永訊智庫在遠傳永續科技高峰論壇提出的 ESG AI 四問；供應鏈情境可參考範疇三供應商數據怎麼收。剛接手盤查的讀者，可先讀碳盤查是什麼、碳盤查邊界設定方法與碳盤查系統怎麼選；排放係數的選用見溫室氣體排放係數怎麼選？6.0.4與公告係數的適用年度。

常見問題 FAQ

Q1. 碳盤查的活動數據是什麼？和單據有什麼關係？

活動數據是排放量計算的輸入值，指盤查年度1月1日至12月31日的燃料、電力、原物料等實際使用量。環境部《溫室氣體排放量盤查作業指引》113年版（2024年版）把來源分為量測數據（如流量計、電表紀錄）與非量測數據（採購憑證或單據）。電費單、加油對帳單、天然氣帳單都是常見的活動數據來源，也是查證時的佐證。

Q2. 碳盤查的佐證資料要保存多久？

依《溫室氣體排放量盤查登錄及查驗管理辦法》第14條，事業應妥善保存盤查、登錄及查驗相關之資料六年，以備主管機關查核。這項規定適用於環境部公告應盤查登錄及查驗的事業；自願盤查或因客戶要求盤查的組織，保存年限依採用的標準、查證機構與客戶要求為準。

Q3. AI 幫我抄進系統的活動數據，來源找得到嗎？

要判斷的是每一筆活動數據能不能指回一張原始單據。確認方式是隨機抽一筆數據，看能否調出對應的單據檔案，並核對數量、單位與期間是否一致。做不到的話，查證抽樣時就得人工回頭翻找，人員異動後線索也容易中斷。

Q4. AI Studio（AI單據助手）支援哪些檔案？會擷取哪些欄位？

DCarbon 雲偵碳的 AI Studio（AI單據助手）支援 PDF、Excel 與圖片，單次最多上傳5個檔案，每個檔案上限10MB。AI 會擷取品名、數量、單位、資料起始日與結束日、數據來源，所有欄位都可以在匯入前修改。

Q5. 可以用手機拍照上傳單據或設備銘牌嗎？

可以。AI Studio（AI單據助手）支援圖片檔，用手機打開助手即可拍照上傳，適合在加油站、現場拿到紙本單據，或清點冷氣、滅火器等設備時使用。照片要拍清楚、避免反光與歪斜，辨識結果仍要由承辦人核對後才匯入。

Q6. AI 推薦的排放源對應錯了怎麼辦？誰負責？

AI 的產出是草稿，需要承辦人確認才會寫入盤查專案。推薦的排放源附有判斷理由，承辦人可以改選或加選。匯入後的資料仍走既有的審核流程並接受第三方查證；盤查結果由組織負責，查證機構就查證意見負責，責任不在 AI。

Q7. 同一筆燃料用量可以對應到多個排放源嗎？

可以。以柴油為例，燃燒產生的排放屬於直接排放；若組織的盤查邊界納入燃料的上游排放，同一筆用量還會計入間接排放的對應類別。AI Studio（AI單據助手）允許同一筆數據同時綁定多個排放源；上游排放是否納入，依組織的盤查邊界與顯著性評估結果決定。

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官方資料來源

• 全國法規資料庫－溫室氣體排放量盤查登錄及查驗管理辦法：第6條登錄期限、第9條查驗期限、第13條查核應備資料、第14條保存六年（民國114年（2025年）12月19日修正）
• 環境部事業溫室氣體排放量資訊平台－盤查登錄資訊下載專區：《溫室氣體排放量盤查作業指引》113年版（2024年版）：活動數據來源分類、數據品質管理、盤查資料保存
• GHG Protocol Corporate Accounting and Reporting Standard：組織型溫室氣體盤查的國際標準